Anfrage: Elektronische Aktenführung bei der Stadtverwaltung

Anfrage: Elektronische Aktenführung bei der Stadtverwaltung
Stephan Speit
Sitzung am 06.06.2019
Stephan Speit

Seit vielen Jahren arbeitet die Stadtverwaltung Düsseldorf an einem Konzept, um ihre herkömmlichen Akten in eine digitale Datensammlung zu überführen. Im Rahmen des Reformprozesses „Verwaltung 2020“ wurde daraufhin im Jahr 2016 das Projekt E-Akte (elektronische Akte) aufgesetzt. Die Umstellung von umfangreichen Papierarchiven und schlecht verwertbaren Ordnern auf elektronische Daten bietet gleich mehrere Vorteile: Die elektronischen Systeme bringen mehr Ordnung in die Verwaltungsarbeit und brauchen weniger Platz. Außerdem werden Arbeitsabläufe durch einen zeitgleich möglichen Zugriff von verschiedenen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern bzw. Dienststellen vereinfacht.

Leider scheint die Digitalisierungsoffensive in diesem wichtigen Bereich aus dem Ruder zu laufen: Die Ämter haben zu wenig Personal und zu viel Arbeit, um die zeitaufwendige Umstellung auf die E-Akte bewältigen zu können. Zudem kam es bei der Erstellung eines allgemein gültigen Aktenplans (Regelung zur systematischen Ordnung des gesamten Schriftguts der Verwaltung) zu erheblichen Problemen.

Nun wurde bekannt, dass nach Abschluss der Pilotphase die verwaltungsweite Einführung der elektronischen Akte trotz umfangreicher Vorbereitungen neu geplant werden muss.

Dies bringt unter Umständen ein anderes bedeutsames Projekt in Gefahr: Die Stadtverwaltung steht kurz davor, ein neues technisches Verwaltungsgebäude (TVG) in Düsseldorf zu bauen. Hierbei sollen innovative Bürokonzepte nach dem Vorbild des Rathauses in Utrecht (Niederlande) umgesetzt und heute vorhandene Büro- und Lagerflächen deutlich reduziert werden. Sollte mit Fertigstellung des Gebäudes die Einführung der E-Akte nicht abgeschlossen sein, könnte der Einzug in das neue TVG scheitern – weil kein Platz für Tausende Papierakten eingeplant wurde.   

Die CDU kritisiert, dass die Bedeutung und der zeitliche Aufwand der Umstellung auf ein digitales Aktensystem offensichtlich unterschätzt wurden. Zudem wird der Eindruck erweckt, dass die Stadtverwaltung ihre großen Projekte zu wenig aufeinander abstimmt.

Anfrage:
  1. Welche Konzeption sowie Zeit- und Ressourcenplanung liegt dem Projekt E-Akte zugrunde, wer hat die Projektleitung, und wie setzt sich das Projektteam zusammen?
  2. Welche Erkenntnisse haben sich aus der annähernd 18-monatigen Vorbereitungsphase zur Einführung der elektronischen Akte in der Pilot-Dienststelle ergeben, und warum wurde die für das zweite Quartal 2019 vorgesehene verwaltungsweite Einführung der E-Akte gestoppt?
  3. Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen dem Projekt E-Akte und anderen wichtigen Maßnahmen der Landeshauptstadt (wie beispielsweise Neubau TVG), welche Folgen hat die Aussetzung des sogenannten Rollouts der E-Akte, und welche Veränderungen ergeben sich im weiteren Projektablauf und in der Projektorganisation?