Anfrage: Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung

Anfrage: Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung
E-Akte
Sitzung am 17.09.2020
Pavle Madzirov

Die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) ist das derzeit ambitionierteste und komplexeste Digitalisierungsprojekt der Stadtverwaltung Düsseldorf: Hunderttausende Vorgänge, Aktenordner und Papierarchive müssen vorsortiert, aufgeräumt, auf der Grundlage eines Aktenplans systematisiert und in das neue Dokumenten-Managementsystem eingepflegt werden. 

Die Konzeptionsphase hat mehrere Jahre gedauert. Nun steht die verwaltungsweite Einführung an. Diese muss – zumindest für die städtischen Dienststellen, die in das neue Technische Rathaus (TVG) ziehen sollen – bis Ende 2024 abgeschlossen sein.

Die Corona-Pandemie hat maßgeblichen Einfluss auf das digitale Arbeiten bei der Stadt Düsseldorf. Mitte März gingen die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Home-Office.

Die hiermit verbundenen Probleme waren vielschichtig. Zwar konnten zahlreiche Beschäftigte von Zuhause aus per PC arbeiten. Posteingänge, die Vervielfältigung von Unterlagen und das Versenden von Schreiben konnten indes weiterhin nur im Büro erledigt werden. Zudem waren wichtige Papierakten von mehreren Personen nicht nutzbar, weil man sie mit ins Home-Office genommen hatte. Das zeigt deutlich: Die Verwaltung muss sich besser auf einen möglichen weiteren Lockdown vorbereiten und daher viel schneller auf eine digitale Aktenführung umstellen.

Vor über einem Jahr haben wir kritisiert, dass die Bedeutung und der zeitliche Auf-wand der Umstellung auf ein digitales Aktensystem seitens der Verwaltung offen-sichtlich unterschätzt werden. Dies wurde von den Fachverantwortlichen in der Sit-zung des Personal- und Organisationsauschusses vom 6. Juni 2019 verneint.

Umso erstaunter ist die CDU, dass der derzeitige Projektplan „E-Akte“ (letzter Aktua-lisierungsstand: 12. Mai 2020) trotz neuerer Erkenntnisse unverändert blieb. Zudem besitzt dieser Plan keinerlei Detail-Tiefe, was der hohen Bedeutung dieser Digitalisierungsaufgabe nicht gerecht wird.

Im Namen unserer Fraktion bitte ich Sie daher, folgende Anfrage auf die Tagesord-nung der Sitzung zu setzen und von der Verwaltung beantworten zu lassen.

Anfrage:
  1. Wie sieht die aktuelle Planung für das Projekt „E-Akte“ aus? Es wird um aus-führliche Beschreibung sowie Vorlage und Vorstellung des Projektstruktur-plans, Projektablaufplans, Terminplans, Ressourcen- und Kapazitätsplans sowie Kosten- und Budgetplans gebeten.  
  2. Welche Erkenntnisse und Projekt-Anpassungen haben sich für die Einführung der elektronischen Akte aus dem coronabedingten Lockdown ergeben?  
  3. Wie beurteilt die Verwaltung das Erfordernis, den zuständigen Personal- und Organisationsausschuss künftig regelmäßig und mindestens zweimal pro Jahr über den Projektfortschritt und etwaige Probleme zu informieren?
Johannes Eßer